Verwerkersovereenkomst versie 1.0 (22 mei 2018)

Overboord heeft gekozen voor een collectieve verwerkersovereenkomst. Word of ben je mijn opdrachtgever en kun je je vinden in onderstaande? Dan hoef je geen aparte verwerkersovereenkomst af te sluiten met Overboord webprojecten

De Partijen:

De klant, rechtsgeldig vertegenwoordigd voor zijn/haar eigen onderneming of organisatie, als bestaande klant (hierna: Verwerkingsverantwoordelijke) van Overboord webprojecten ,
en
Overboord webprojecten, statutair gevestigd aan de Hoogeweg 13 te Groningen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer KVK 50518445, Vestigingsnr. 000020935528, Hoogeweg 13 (handelsnaam Overboord), hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Egbert Bleyenburg (eigenaar) (hierna: Verwerker),
hierna afzonderlijk te noemen als “Partij” en gezamenlijk te noemen als “Partijen”,

overwegende, dat:

Verwerker een ICT-dienstverlener is die diensten levert zoals webdesign, bouw en onderhoud van websites, versturen van nieuwsbrieven, registreren van domeinnamen en opslag van bestanden;
Verwerkingsverantwoordelijke gebruik wil maken van de diensten van Verwerker, waarbij Verwerker ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke bepaalde persoonsgegevens zal verwerken;
Verwerkersverantwoordelijke wordt aangemerkt als verwerkersverantwoordelijke in de zin van de privacywetgeving, of in voorkomende gevallen als verwerker in de zin van de privacywetgeving, in welk geval de verwerker de rol van subverwerker vervult;
Partijen, mede gelet op het vereiste uit de privacywetgeving, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen in deze verwerkersovereenkomst (hierna: Verwerkersovereenkomst);
waar in deze Verwerkersovereenkomst termen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden genoemd, hiermee de corresponderende termen uit de AVG worden bedoeld;

komen overeen:

Artikel 1. Algemeen

1.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden uit deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald, en uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Verantwoordelijke.
1.2. Verwerker zal in het kader van de Overeenkomst alle persoonsgegevens verwerken, die bij het gebruik van de Diensten kunnen worden opgeslagen, waaronder bijvoorbeeld en niet uitsluitend worden verstaan: (i) NAW-gegevens, (ii) emailadressen en (iii) leeftijden. De categorie betrokkenen betreft de klanten van Verwerkingsverantwoordelijke.
1.3. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat er in zijn opdracht geen verwerking van bijzondere persoonsgegevens zal plaatsvinden. Indien er wel bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, meldt Verwerkingsverantwoordelijke dat vooraf bij Verwerker en zullen Partijen nadere afspraken overeenkomen voor wat betreft de verwerking van de bijzondere persoonsgegevens.
1.4. Verwerker heeft géén zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Verwerker neemt géén zelfstandige beslissingen over ontvangst en gebruik van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag.
1.5. Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat hij vanaf 25 mei 2018 een register zal bijhouden met betrekking tot de onder de Overeenkomst uitgevoerde gegevensverwerkingen. Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker van alle aanspraken en claims die verband houden met het niet of niet-juist naleven van deze registerplicht. 

Artikel 2. Verdeling van verantwoordelijkheid

2.1. De toegestane verwerkingen zullen onder controle van Verwerker worden uitgevoerd binnen een (semi)geautomatiseerde omgeving.
2.2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder uitdrukkelijke (eind) verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke.
2.3. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen (maar niet beperkt tot) de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld en/of verwerkingen door derden die zijn ingeschakeld door de Verwerkingsverantwoordelijke, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor deze verwerkingen rust bij de Verwerkingsverantwoordelijke.
2.4. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in de Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden, en vrijwaart Verwerker tegen alle aanspraken en claims die hiermee verband houden.
2.5. In het geval dat voor een nieuwe verwerking onder deze Verwerkersovereenkomst een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of voorafgaande raadpleging van de toezichthouder verplicht is, zal Verwerker, voor zover dat binnen haar macht ligt, hieraan meewerken. Verwerker kan hiervoor redelijke kosten in rekening brengen bij Verwerkingsverantwoordelijke.
2.6. Verwerker zal, indien wettelijk verplicht en noodzakelijk, meewerken aan een eventueel onderzoek door de Autoriteit Persoonsgegevens naar een verwerking onder deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker kan hiervoor redelijke kosten in rekening brengen bij Verwerkingsverantwoordelijke.
2.7. De verplichtingen van Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder in ieder geval de werknemers van Verwerker worden verstaan. 

Artikel 3. Beveiliging

3.1. Verwerker zal zich inspannen passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van persoonsgegevens). De door Verwerker getroffen maatregelen zijn door Verwerker gepubliceerd op de pagina met het beveiligingsbeleid op de website van Verwerker. Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is.
3.2. Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.

Artikel 4. Inschakelen van subverwerkers

4.1. Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker hierbij toestemming om bij de verwerking van persoonsgegevens op grond van deze Verwerkersovereenkomst, gebruik te maken van onderaannemers (subverwerkers), met inachtneming van de daarvoor toepasselijke privacywetgeving. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op verzoek informeren welke subverwerkers hij inschakelt.
4.2. Indien Verwerker het voornemen heeft om nieuwe subverwerkers in te schakelen voor het verwerken van persoonsgegevens, dan zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke hierover vooraf informeren. Verwerkingsverantwoordelijke heeft vervolgens twee weken de tijd om schriftelijk bezwaar te maken tegen het voornemen van Verwerker. Wanneer Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt tegen een door Verwerker nieuw in te schakelen subverwerker, zullen Partijen onderling in overleg treden om tot een oplossing te komen. Indien Partijen geen overeenstemming kunnen bereiken over het voornemen van Verwerker om de subverwerker in te schakelen, dan is Verwerker gerechtigd om de betreffende subverwerker in te schakelen en is Verwerkingsverantwoordelijke gerechtigd om de Overeenkomst op te zeggen tegen de datum waarop de nieuwe subverwerker ingeschakeld wordt.
4.3. Indien Verwerkingsverantwoordelijke geen bezwaar maakt binnen de genoemde termijn van twee weken, dan wordt Verwerkingsverantwoordelijke geacht met het inschakelen van de nieuwe subverwerker in te stemmen.
4.4. Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat subverwerkers schriftelijk vergelijkbare plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen.

Artikel 5. Doorgifte van persoonsgegevens

5.1. Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de EER. Daarnaast mag Verwerker de persoonsgegevens doorgeven naar landen buiten de EER, mits aan de daarvoor geldende wettelijke vereisten is voldaan.
5.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op diens verzoek melden naar welk land of welke landen de persoonsgegevens worden doorgegeven.

Artikel 6. Audit

6.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits te laten uitvoeren door een onafhankelijke EPD-auditor die aan geheimhouding is gebonden en is ingeschreven in het NOREA-register, ter controle van de naleving van de afspraken uit deze Verwerkersovereenkomst en alles wat daarmee direct verband houdt.
6.2. De audit vindt uitsluitend plaats nadat Verwerkingsverantwoordelijke de bij Verwerker aanwezige soortgelijke relevante auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Verwerkersovereenkomst.
6.3. De door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit vindt niet eerder dan vier weken na voorgaande aankondiging en maximaal eens per kalenderjaar plaats.
6.4. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie en zijn medewerkers ter beschikking stellen voor de audit.
6.5. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in overleg worden beoordeeld. Naar aanleiding daarvan zullen wijzigingen al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
6.6. Alle kosten van de audit, ook de door Verwerker gemaakte kosten, komen voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 7. Meldplicht bij datalekken

7.1 In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke daarover binnen 48 uur informeren. Verwerker spant zich naar beste kunnen in om ervoor te zorgen dat de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat is.
7.2 Indien wet- en/of regelgeving dit vereist zal Verwerker zijn medewerking verlenen aan het informeren van de relevante autoriteiten en/of betrokkenen. Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt zelf of hij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet.
7.3 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede, voor zover de informatie voorhanden is:
a. wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;b. contactgegevens voor de opvolging van de melding;c. bij benadering: het aantal betrokkenen en registers van persoonsgegevens;d. wat is het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg;e. wat is de (voorgestelde) oplossing;f. wat de reeds ondernomen maatregelen zijn.

Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen

8.1. In het geval dat een betrokkene een verzoek met betrekking tot zijn persoonsgegevens richt aan Verwerker, zal Verwerkingsverantwoordelijke dit verzoek doorsturen aan Verwerker en Verwerker zal het verzoek verder afhandelen. Verwerker zich inspannen om binnen een redelijke termijn, nadat het verzoek is doorgestuurd door Verwerkingsverantwoordelijke, aan het verzoek van betrokkene gehoor te geven.

Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid

9.1. Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden.

9.2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.

Artikel 10. Duur en beëindiging

10.1. Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand doordat Verwerkingsverantwoordelijke deze (al dan niet digitaal) aanvaardt en zal voortduren voor de duur van de Overeenkomst en bij gebreke daarvan voor de duur van de (verdere) samenwerking.
10.2. Partijen verlenen hun volledige medewerking om deze Verwerkersovereenkomst aan te passen en geschikt te maken voor eventuele nieuwe of veranderde privacywetgeving.
10.3. Indien de Overeenkomst eindigt, eindigt deze Verwerkersovereenkomst ook van rechtswege. Verwerker retourneert alle persoonsgegevens die verwerkt worden ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke en bij hem aanwezig zijn in originele of kopievorm aan Verwerkingsverantwoordelijke, en vernietigt daarna deze en eventuele kopieën daarvan.

Versie: 22 mei 2018